【業務改善】QRコード × Googleスプレッドシートで行う「リアルタイム資材管理システム」

STEP 1：Googleフォームとデータベース用スプレッドシートを用意する

貸出や返却のアクションを、現場で1タップで報告できる入力用の窓口を作ります。

1. Googleフォーム を新規作成し、以下の質問を設計します。
   • 質問1： 「資材ID」（記述式 / 必須）
   • 質問2： 「ステータス」（ラジオボタン形式で 持出 / 返却 の2つを必須設定）
   • 質問3： 「担当者名」（記述式 / 必須）
2. フォーム編集画面の「回答」タブから、「スプレッドシートにリンク」をクリックして新規スプレッドシート（データベース）を作成します。
3. スプレッドシート内に、新しく マスタ台帳 という名前 of シートを作り、管理する資材一覧を作成しておきます。
   例：A列に「資材ID」、B列に「現在のステータス」、C列に「最新の使用者」、D列に「最終アクション日時」という見出しを作成します。

STEP 2：Google Apps Script (GAS) を仕込み、自動処理ロジックを実装する

フォームに回答が届いた際、裏側でマスタ台帳シートを1秒で書き換える自動システムを実装します。クリニック混雑状況システムで用いたGASと同じ仕組みです。

1. スプレッドシートのメニューバーから、[拡張機能] ➔ [Apps Script] を選択します。
2. エディタ内に最初からあるコードをすべて消去し、以下の会員限定コピペ用GASコードをそのまま貼り付けます。

// フォーム送信時に自動で起動し、マスタの資材状況をリアルタイム更新するスクリプト
function onFormSubmitTrigger(e) {
  try {
    const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
    const responseSheet = sheet.getSheetByName("フォームの回答 1");
    const masterSheet = sheet.getSheetByName("マスタ台帳");
    
    // 1. 最新の送信内容を取得する
    const lastRow = responseSheet.getLastRow();
    const data = responseSheet.getRange(lastRow, 2, 1, 3).getValues()[0]; // B〜D列の[資材ID, ステータス, 担当者]
    const itemId = String(data[0]).trim();
    const status = String(data[1]).trim();
    const userName = String(data[2]).trim();
    const timestamp = new Date(); // 送信時刻
    
    if (!itemId) return;
    
    // 2. マスタ台帳から、該当する資材IDの行を探す
    const masterData = masterSheet.getDataRange().getValues();
    let targetRow = -1;
    for (let i = 1; i < masterData.length; i++) {
      if (String(masterData[i][0]).trim() === itemId) {
        targetRow = i + 1; // スプレッドシートの行番号(1始まり)
        break;
      }
    }
    
    // 3. マスタ台帳に資材IDが存在すれば書き換える
    if (targetRow !== -1) {
      // B列に最新ステータス、C列に最終使用者、D列に最終アクション日時を瞬時に書き込み
      masterSheet.getRange(targetRow, 2).setValue(status === "持出" ? "貸出中" : "保管中");
      masterSheet.getRange(targetRow, 3).setValue(status === "持出" ? userName : "");
      masterSheet.getRange(targetRow, 4).setValue(timestamp);
    }
  } catch(error) {
    console.error("エラーが発生しました: " + error.message);
  }
}

3. エディタ上部の「保存（フロッピーディスクのアイコン）」を押します。
4. 左メニューの「トリガー（目覚まし時計のアイコン）」をクリックし、右下の「トリガーを追加」を押します。
   • 実行する関数：onFormSubmitTrigger
   • イベントのソース：スプレッドシートから
   • イベントの種類：フォーム送信時
   設定後、「保存」を押し、Googleアカウントのアクセス承認を許可します。

STEP 3：TextInQRで資材固有の「自動入力URL」を生成して現場に貼る

現場のメンバーがログイン不要で、一瞬で報告を完了できるように、各資材に応じた個別URLを生成します。

1. Googleフォーム編集画面の右上メニューから「事前入力したリンクを取得」を選択します。
2. 「資材ID」欄に、一時的な文字列として 資材ID と入力し、下部の「リンクを取得」を押してURLをコピーします。
   例: https://docs.google.com/forms/d/.../viewform?entry.2001928=資材ID
3. ポータル左側の **「TextInQR」** ジェネレーターに移動します。
4. 「QRコードの内容」に、コピーしたURLの「資材ID」部分を対象の番号（例：A-001）に書き換えて入力します。
5. 中央のデザインモードに「文字（2行）」を選び、**「資材管理」「A-001」** と入力。お好みのブランドカラー（ドットや目、白板色など）に美しくカスタマイズして、シール用紙印刷に最適な **「SVG保存」** を行います。